Zróbmy sobie wersal w sieci, czyli co to jest netykieta

Zachowanie ludzi zawsze podlega jakimś zasadom. Etykieta, kodeks dyplomatyczny, dress code – to niektóre z zestawów reguł, dzięki którym ludzie potrafią zachować się w danej sytuacji. Do naszego języka weszło na stałe słowo „wersal” żartobliwie określające wyjątkową, a nawet przesadną grzeczność i delikatność w zachowaniu, choć – jak wiemy z historii – na dworze francuskich królów wcale tak elegancko nie było. Źródłem tego typu kodeksów jest zestaw zasad etycznych, zakładających utrzymanie dobrostanu wszystkich członków społeczności. Nic dziwnego więc, że i takie zasady musiały się pojawić w świecie wirtualnym. Zwłaszcza że, jak wskazują badania NordVPN z 2021 roku, spędzamy w nim średnio 51 godzin tygodniowo!

Czym jest netykieta

Czy wszyscy użytkownicy stosują się do netykiety, bo tak nazywa się internetowy savoir-vivre? Oczywiście, że nie. Jednak im więcej będziemy mówić o tym, jak należy zachowywać się w przestrzeni internetowej, tym większa szansa, że świadomość użytkowników będzie rosła, a nasze wirtualne relacje będą poprawne i oparte o fair play. Okazywanie sobie szacunku i po prostu ludzkie, pozytywne podejście do innych – tak pojęta kultura jest ważnym czynnikiem wpływającym na jakość relacji międzyludzkich w sferze prywatnej i służbowej.

Zazwyczaj netykietą określa się zbiór reguł, czego nie należy robić w sieci oraz jak należy się zachowywać w określonych sytuacjach. Nieprzestrzeganie tych zasad może skończyć się przykrymi konsekwencjami, na przykład usunięciem z forum dyskusyjnego, zawieszeniem lub zlikwidowaniem konta na portalu społecznościowym, ograniczeniem dostępu do funkcjonalności aplikacji czy narzędzia. Myśl przewodnią można streścić, parafrazując znane powiedzenie: „korzystaj i daj korzystać innym”.

Daj swojej stronie szansę na sukces online! Zapytaj o nasze usługi, sprawdź cennik pozycjonowania i zacznij zdobywać nowych klientów

12 przykazań dla internautów

W przestrzeni internetu w zasadzie zabrania się tego samego, co jest piętnowane i niemile widziane w realu, z uwzględnieniem specyfiki świata wirtualnego. Oto najważniejsze reguły.

1. Dbaj o kulturę i jakość swoich wypowiedzi. Nie używaj wulgaryzmów. Szanuj innych użytkowników i ich poglądy. Dyskutuj z klasą, trzymając się faktów. W sieci często mamy poczucie anonimowości, dlatego o wiele łatwiej nam wypowiadać się i komentować. Nie boimy się bezpośredniej reakcji na naszą opinię, nie musimy martwić się ewentualną fizyczną konfrontacją z rozmówcą. Pamiętaj jednak, że netykieta zakłada także umiar i obiektywizm.
2. Nie spamuj. Nie wysyłaj niechcianych linków i wiadomości. Nie duplikuj wielokrotnie tej samej informacji. Na to ostatnie działanie jest specjalna nazwa – flooding (od angielskiego flood – powódź). Przeciwdziałają mu filtry antyfloodowe, a autor takich wiadomości trafia na czarną listę, co mocno ogranicza jego działania w sieci.
3. Nie bądź trollem. Nie obrażaj, nie wyśmiewaj, nie prowokuj i nie podsycaj konfliktów. Co więcej, sprzeciwiaj się takim postawom. Możesz zgłaszać niepokojące zjawiska do administratorów serwisów czy forów albo za pośrednictwem stron typu: incydent.cert.pl (naruszenia bezpieczeństwa w sieci) lub www.dyzurnet.pl (nielegalne treści w internecie).
4. Nie publikuj w internecie treści niezgodnych z przepisami prawa. Przepisy zabraniają między innymi promowania alkoholu wśród dzieci i młodzieży, ujawniania cudzych danych osobowych, namawiania do przestępstwa i używania środków narkotyzujących.
5. Nie podawaj dalej niesprawdzonych informacji, nie rozprzestrzeniaj fake newsów.
   Jak odróżnić fake newsy od prawdy, dowiesz się z artykułu Leny Kaszyńskiej „Fake czy news? Jak rozpoznać zmanipulowane informacje”.
6. Szanuj prawo autorskie. Plagiat to przestępstwo. Jeśli podajesz cytat, powołujesz się na czyjeś słowa, badania, wnioski, podaj dane autora czy źródło tych informacji.
7. Zachowaj umiar. Nie dodawaj wszędzie wykrzykników, znaków zapytania czy wielokropków. Nie nadużywaj dużych liter (uważaj na Caps Lock, bo w internecie drukowane litery oznaczają krzyk), nie pisz wszystkiego drukowanymi literami, nie zasypuj odbiorcy emotikonami.
8. Komunikuj się zrozumiale. Znaki diakrytyczne, czyli ogonki i kreseczki towarzyszące polskim literom, mają znaczenie. Jest przecież spora różnica między „stracił” a „strącił” czy „laska” a „łaska”. Oczywiście w regulaminie grupy czy forum może pojawić się zapis „tu nie stosujemy znaków diakrytycznych”, ale zazwyczaj ma to jakieś uzasadnienie.
9. Pamiętaj o zasadach poprawnej polszczyzny. Ortografia, interpunkcja, dobry styl – to naprawdę się liczy. W razie wątpliwości zajrzyj do internetowego słownika albo skorzystaj z narzędzia, które sprawdzi poprawność, na przykład na stronach languagetool.org/pl czy www.polszczyzna.pl/sprawdzanie-pisowni/.
10. Nie zapominaj o zwrotach grzecznościowych, powitaniach, podziękowaniach czy pożegnaniach. W sieci dystans znacznie się skraca i zazwyczaj wszyscy piszemy do siebie na „ty”. Zawsze jednak sprawdź, czy w danej grupie lub na forum nie obowiązują inne zasady, na przykład wszyscy zwracają się do siebie „Pan/Pani”.
11. Stosuj się do zasad panujących w danej społeczności czy grupie dyskusyjnej. Nikt nie lubi czytać regulaminów, ale czasem są w nich zawarte naprawdę ważne kwestie.
12. Dbaj o swój wizerunek w internecie. Zawsze zastanów się, czy to, co wrzucasz do sieci, powinno się tam znaleźć, czy kiedyś Ci nie zaszkodzi, czy nie zostanie wykorzystane przeciw Tobie.

Netykieta na forum

Oprócz naczelnych zasad, które dotyczą wszystkich użytkowników internetu, istnieją także dodatkowe reguły, które są ważne na poszczególnych grupach dyskusyjnych, forach czy serwisach. Często są one spisane w formie wspomnianego już wyżej regulaminu czy FAQ. Zasady zostały wymyślone po coś, mają swoje uzasadnienie i cel – wygodne, bezpieczne korzystanie z zasobów danej strony.

Weźmy jako przykład forum dyskusyjne. Korzysta z niego grupa osób o określonych zainteresowaniach czy reprezentująca konkretną profesję. Użytkownik szukający porady czy określonej wiedzy na dany temat, zanim zada na forum pytanie, zawsze powinien najpierw przejrzeć FAQ, czyli zbiór odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, i sprawdzić, czy nie ma tam już informacji, której szuka. Zakładaniu nowego wątku na temat, który był już wielokrotnie omawiany na forum, zapobiega wykorzystanie opcji „Szukaj” czy stosowanie lupki, czyli wyszukiwarki na forach. Jeśli nie znalazłeś wątku, możesz zadać pytanie. Najpierw sprawdź jednak, w jaki sposób powinieneś je zadać, jak możesz cytować inne wypowiedzi, czy można dołączać pliki.

Codzienność w myśl netykiety

Netykiety należy przestrzegać i w sytuacjach prywatnych, i na polu zawodowym, w kontaktach służbowych. Od czego warto zacząć? Od własnej skrzynki pocztowej i spotkań online, w których uczestniczysz.

Spotkania online

Praca w formule zdalnej czy hybrydowej oznacza wirtualne zebrania, burze mózgów, podsumowania i narady. Aby przebiegały bez zakłóceń i przynosiły oczekiwane efekty, zastosuj kilka podstawowych zasad. Gwarantuję, że natychmiast dostrzeżesz pozytywne efekty. Chodzi przede wszystkim o to, aby okazać szacunek wobec prowadzącego i pozostałych uczestników.

• Przyjrzyj się swojemu zdjęciu ustawionemu jako awatar. Powinno wspierać Twój profesjonalny wizerunek, więc niekoniecznie wykorzystuj tutaj zdjęcia z plaży lub imprezy.
• Zanim dołączysz do spotkania, zadbaj o swoje otoczenie. Chyba że bardzo zależy Ci, żeby zaprezentować się na tle prania albo niezaścielonego łózka. Za Twoimi plecami może pojawić się ściana albo biblioteczka. Możesz wykorzystać gotowe, wirtualne tła (ale raczej stonowane, a nie takie, które „wypalą” oczy reszcie uczestników) lub opcję blurowania tego, co znajduje się za Tobą.
• Dźwięki z tła bardzo rozpraszają innych uczestników spotkania. Uporczywe stukanie w klawiaturę, sąsiad z wiertarką, szczekający pies czy przelatujące nad domem F-16 mogą bardzo zakłócić odbiór. Wyłączaj mikrofon, jeśli akurat nic nie mówisz.
• Ubierz się stosownie do okoliczności. Zrezygnuj z piżamy i szlafroka na rzecz bardziej oficjalnego odzienia.
• Po dołączeniu do spotkania, przywitaj się, a na koniec podziękuj i pożegnaj zebranych.
• Jeśli się spóźnisz albo musisz wcześniej wyjść ze spotkania, poinformuj o tym prowadzącego zebranie.
• Trzymaj się agendy, a przy planowaniu dłuższego spotkania, zarezerwuj czas na przerwy (na przykład 50 minut spotkania, 10 minut przerwy).
• Nie przeszkadzaj innym w trakcie dyskusji. Pamiętaj o wirtualnym podnoszeniu ręki za pomocą emotki.
• Z umiarem korzystaj z czatu. Częstym negatywnym zjawiskiem w trakcie spotkania jest wrzucanie na czat grupowy komentarzy bez związku z tematem lub prowadzenie small talków z innym uczestnikiem zebrania. Takie działanie rozprasza prowadzącego, zakłóca przebieg rozmowy i odwraca uwagę od celu.
• Jeśli udostępniasz ekran, zamknij wcześniej wszystkie „drażliwe” okna, żeby przypadkiem nie pokazać treści jakiegoś poufnego maila, zdjęcia partnera na tapecie albo strony sklepu, w którym robisz zakupy.

Korespondencja mailowa

Każdego dnia wysyłasz przynajmniej wiele e-maili – tych prywatnych i tych służbowych. Niezależnie od okoliczności, weź pod uwagę kilka kluczowych wskazówek.

• Przyjrzyj się swojemu adresowi. O ile ze służbowym kontem zapewne nie będzie problemu, o tyle schody zaczynają się przy adresach maila prywatnego. Wysyłanie CV z adresu buziaczek@ czy gremlin@ może nie być najlepszym pomysłem. Dostosuj adres maila do okoliczności.
• Zadbaj o odpowiednią konstrukcję wiadomości. Na początku przywitaj się i niech to nie będzie nieszczęsne i omówione wielokrotnie słowo „Witam!”. Tak naprawdę zwrot grzecznościowy musisz dostosować do typu relacji i stopnia zażyłości.
• Treść maila niech będzie zwięzła i na temat. Na zakończenie dodaj kolejną grzecznościową formułkę pasującą do kontekstu, na przykład „Pozdrawiam”, „Z wyrazami szacunku”, „Łączę pozdrowienia”.
• W służbowym mailu dodaj stopkę z odpowiednimi danymi (imieniem i nazwiskiem, nazwą stanowiska i numerem telefonu), by ułatwić odbiorcy kontakt z Tobą.
• Dostosuj język wiadomości do odbiorcy – pisz tak, aby zrozumiał, co masz na myśli. Inaczej napiszesz mail do kolegi, inaczej do kontrahenta.
• Temat maila niech będzie zwięzłą obietnicą i wskazówką, czego dotyczy wiadomość. Jeśli z kimś korespondujesz, twórz nowe wątki, by łatwiej było wyszukiwać informacje. Jeżeli o tym zapomnisz, może się okazać, że temat będzie się miał format: Re: Re: Re: Odp: Re: Fwd: Odp: Re: Re: Fwd: Zapytanie ofertowe”, a treść maila już dawno nie będzie związana z czymś innym.
• Przed wysłaniem wiadomości zawsze dokładnie ją przeczytaj. Proofreading to ostatnia szansa na wychwycenie błędów i literówek.
• Nigdy nie wysyłaj wiadomości do wielu osób, ujawniając wszystkie adresy mailowe. W tej sytuacji zastosuj opcję „ukryta kopia”.
• Duże pliki przesyłaj za pomocą chmury albo serwisów, które to umożliwiają (wtedy w wiadomości dodajesz tylko link do pobrania pliku). Dzięki temu nie zablokujesz nikomu skrzynki. Warto uprzedzić adresata, że wyślesz mail większy niż 200 KB, a załączniki pakować za pomocą programu do kompresji.
• Ostatnie, ale wcale nie najmniej ważne: regularnie sprawdzaj swoją skrzynkę pocztową i odpisuj na maile!

Netykieta z perspektywy employer brandingu

Zazwyczaj z wielką dbałością i rozmysłem tworzy się komunikaty, które wychodzą na zewnątrz, do klientów. Zespół profesjonalistów przygląda się wtedy każdemu słowu i zastanawia się nad przekazem. Podobnie dba się o komunikację w działach obsługi klienta – sprawdzając odsłuchy z rozmów i szkoląc specjalistów. Bywa jednak, że na bocznym torze zostaje komunikacja wewnątrz firmy. I nie chodzi tu o oficjalne informacje przekazywane pracownikom przez działy PR czy HR, ale wiadomości przesyłane między pracownikami. Marka, która także wewnątrz podkreśla konieczność stosowania określonych zasad i piętnuje naganne zachowania w przestrzeni wirtualnej, skutecznie wpływa na jakość relacji. Tymczasem dbałość o netykietę może być znakomitym wyróżnikiem w employer brandingu. Pracownicy firmy, w której kładzie się nacisk na wysoki poziom kultury i jakość komunikacji, bardziej dbają o jakość swoich wypowiedzi, a to buduje atmosferę szacunku i bezpieczeństwa.

Nie czekaj z wdrożeniem netykiety

Następnym razem zatem, kiedy będziesz pisać maila, zamieszczać komentarz czy uczestniczyć w spotkaniu, zadbaj o to, by Twoje zachowanie było na mistrzowskim poziomie pod kątem netykiety. Prawdziwy wersal możemy mieć nawet w sieci. Wzajemny szacunek w świecie online to rzecz oczywista, ale zmiany zacząć trzeba od siebie. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za to, jaka będzie nasza wirtualna rzeczywistość.