Rekrutacja i onboarding online – wyzwania pracy HR-owca

Obecna sytuacja związana z pandemią i trybem #zostańwdomu stanowi duże wyzwanie dla pracowników działów HR. W Grupie TENSE postanowiliśmy się z nią zmierzyć i potraktowaliśmy przeszkody jako okazję do rozwoju i działania! W tym artykule opowiem, w jaki sposób podeszliśmy do rekrutacji oraz wdrożenia nowych osób w trybie online. Dodam jeszcze, że od kwietnia do czerwca powitaliśmy w Grupie TENSE 14 osób, więc pracy było dużo!

Rekrutacja online

Od czasu ogłoszenia stanu epidemicznego w marcu dla bezpieczeństwa kandydatów, jak i pracowników Grupy TENSE postanowiliśmy zorganizować rozmowy kwalifikacyjne online.

Z racji tego, że GT świadczy usługi marketingu internetowego, „sieć” jest naszym środowiskiem naturalnym. Rekrutacja online była więc naturalnym rozwiązaniem, aby nie zatrzymywać procesu rozwoju firmy i dalej powiększać zespół.

Co więcej, sam proces nie był dla nas obcy, ponieważ doświadczenie w prowadzeniu zdalnej rekrutacji nabraliśmy podczas rozmów z kandydatami, którzy starają się o pracę w naszym bydgoskim oddziale.

Wykorzystując to doświadczenie płynnie weszliśmy w tryb rekrutacji online. Wszystkie procesy prowadzimy w taki sam sposób jak przed epidemią, jednak rozmawiamy ze swoich domowych biur. Myślę, że jest to dogodniejsza forma dla kandydatów, ponieważ gdy rozmawiają ze swoich domów, czują się bezpieczniej, bardziej komfortowo i swobodniej, co wpływa na ich pewność siebie i otwartość podczas rozmowy.

Często ze względu na stres kandydaci zapominają wspomnieć o istotnym aspekcie swojego doświadczenia albo tracą grunt pod nogami i zapominają, o czym chcieli powiedzieć. Z mojego doświadczenia wynika, że rozmowa w domowym zaciszu zdecydowanie pomaga się wyciszyć i zrelaksować.

Narzędzia do rekrutacji online

Przed pandemią do rozmów zdalnych korzystaliśmy głównie ze Skype, natomiast ostatnio polubiliśmy się z platformą whereby.com – jest to fajne narzędzie, ponieważ przed rozmową kandydat nie musi niczego instalować. W umówionym terminie wysyłam link z zaproszeniem na spotkanie i kiedy wybija ta ważna godzina, widzimy się już na rozmowie rekrutacyjnej. :)

Etapy rekrutacji online

Jesteś ciekawy jak wyglądają etapy rekrutacji w przypadku działów SEO, Obsługi Klienta, czy Marketingu w Grupie TENSE? Poniżej uchylę rąbka tajemnicy. :)

Rekrutacja do Działu SEO

W przypadku rekrutacji do działu SEO pierwszym etapem jest wykonanie zdalnie zadania testowego, który sprawdza praktyczne umiejętności z zakresu PHP, HTML oraz CSS. Na taki test umawiam się z kandydatem na indywidualnie wybrany przez niego termin. Gdy pierwszy etap przebiegnie pomyślnie, spotykam się na rozmowie z kandydatem oraz Managerem Działu SEO.

Rekrutacja do Działu Obsługi Klienta

Gdy będziesz rozważać aplikowanie do Działu Obsługi Klienta – poznamy się podczas rozmowy telefonicznej. Jeśli zakończy się pozytywnie, zaproszę Cię na spotkanie z Managerem Działu oraz Liderem Zespołu.

Rekrutacja do Działu Marketingu

Myślisz o stanowisku w Dziale Marketingu? Podczas rozmowy na temat Twojego doświadczenia zawodowego oraz umiejętności zapoznam Cię również z Managerem Działu Marketingu.

W przypadku każdych z tych stanowisk staramy się optymalizować procesy rekrutacyjne i wracać do kandydatów z informacją zwrotną w przeciągu maksymalnie dwóch tygodni – często udaje się to znacznie szybciej. Gdy już wiemy, że rozpoczynamy wspólną przygodę w szeregach Grupy TENSE, zabieram się za przygotowanie odpowiedniego procesu onboardingu.

Na czym polega onboarding

Bez wątpienia nieodłączną częścią onboardingu jest po prostu bycie w firmie oraz poznanie, jak funkcjonuje ona od środka. Zanim opowiem Ci, w jaki sposób podeszliśmy do tego tematu, opiszę krótko, czym w ogóle jest onboarding.

Podczas onboardingu nowi pracownicy powinni dowiedzieć się m.in. o:

• misji i wizji organizacji,
• jej strukturze,
• firmowych procedurach,
• narzędziach, z jakich korzysta się w firmie.

Każda organizacja podchodzi indywidualnie do tego ważnego procesu, jednak finalnym efektem ma być jak najlepsze wprowadzenie nowych osób do firmy. Nie ma również jasno określonego czasu, w jakim idealne wdrożenie powinno się odbyć.

Proces zdalnego onboardingu w Grupie TENSE

Od początku kwietnia do początku czerwca przywitaliśmy 14 nowych kolegów i koleżanek, którzy wdrażali się z racji obecnej sytuacji w formie zdalnej. Było to dla nas wszystkich spore wyzwanie, ale zakończone sukcesem. O tym, jak pierwsze dni w pracy wspominają Sylwia, Adam, Michał, Marcin i Jakub, którzy dołączyli do nas w kwietniu, przeczytacie w wywiadzie z cyklu #tensepuls.

Na początek – przygotowanie

Proces onboardingowy nie rozpoczyna się w momencie przyjścia do biura nowej osoby, ale wcześniej – już w momencie przyjęcia oferty, dlatego od tego momentu jestem w stałym kontakcie z nowymi osobami.

Przed rozpoczęciem wdrożenia każda nowa osoba otrzymuje od nas informacje na temat tego, jak cały onboarding będzie wyglądał. Odbiera w biurze sprzęt, a następnie otrzymuje indywidualny harmonogram szkoleń, więc już przed startem wie, czego może się spodziewać przez najbliższe dwa tygodnie swojej przygody w TENSE.

Jak przebiega zdalny onboarding

Starając się pomóc nowym osobom w tym trudnym czasie (nowa firma, ludzie, procesy, a do tego praca zdalna… to już naprawdę sporo jak na początek!) postanowiliśmy rozłożyć w czasie cykl szkoleń.

W przypadku procesu onboardingu fajnie sprawdził nam się Hangout. Podczas szkoleń prowadzący mogą pokazywać prezentacje, dzięki którym łatwiej zapamiętuje się najważniejsze informacje.

Jesteśmy zdalni i zdolni

Pozytywne opinie po onboardingu zdalnym są dla nas potwierdzeniem, że wspólnymi działaniami jesteśmy w stanie zdziałać dużo dobrego! To, że szkolimy nowe osoby na odległość niczego nie zmieniło. Dbamy o to, by jakość przeprowadzonych szkoleń była dalej na jak najwyższym poziomie!

Bardzo dziękuję wszystkim osobom, które są zaangażowane w cały proces onboardingu! Fajnie było stawić czoła wyzwaniu, jakim była jego zdalna odmiana, ale mam nadzieję, że już niebawem wszyscy wrócimy do biura i wraz z całą nową ekipą zrobimy sobie tradycyjny spacer po firmie! Sylwia, Agnieszka, Jakub, Adam, Marcin, Michał, Jacek, Bartek, Wojtek, Łukasz, Ania, Bartosz, Paulina i Patryk – czekamy na słynne tzw. „wkupne” ciasto do naszej pysznej kawki z ekspresu! :)