Metody organizacji czasu pracy

Żyjemy w czasach, w których z każdej strony, wręcz strumieniami, zalewają nas informacje, a sprawy, którymi powinniśmy się zająć, nigdy się nie kończą. Jak nadążyć ze wszystkim i o niczym nie zapomnieć? Jak pozbyć się poczucia, że mamy za dużo na głowie i przestajemy panować nad naszymi zadaniami? Mam nadzieję, że pomocą okaże się seria wpisów na temat organizacji czasu, z której pierwszy właśnie czytasz. W dzisiejszym artykule wyjaśnię, czym jest organizacja czasu pracy, jaki jest cel jej stosowania, a także przybliżę metody i techniki pomagające w organizacji naszego czasu oraz priorytetyzacji zadań. Wiedza ta może okazać się przydatna tak w pracy, jak i życiu codziennym.

Czym jest organizacja czasu pracy?

Według słownika języka polskiego PWN zorganizowany oznacza:

1. «taki, który potrafi dobrze zaplanować i zorganizować swoje życie»,
2. «odznaczający się dobrą organizacją»,

zatem zorganizowany czas pracy jest czasem dobrze zaplanowanym.

Lothar J. Seiwert, autor m.in. książki „Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu”, zarządzanie czasem definiuje następująco:

„konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie”.

Zarządzanie czasem jest oczywiście skrótem myślowym – czasem jako takim nie da się zarządzać, on po prostu płynie, a my nie mamy mocy, by go przyspieszyć, spowolnić, zatrzymać czy cofnąć. Możemy za to zarządzać SOBĄ i swoimi zadaniami W CZASIE.

Organizacja czasu pracy obejmuje:

• wyznaczanie celów, czyli określenie celów i identyfikację wszystkich działań niezbędnych do ich realizacji; zgodnie z koncepcją SMART, cele powinny być:
  • skonkretyzowane (ang. Specific),
  • mierzalne (ang. Measurable),
  • osiągalne (ang. Achievable),
  • realistyczne (ang. Relevant),
  • określone w czasie (ang. Time-bound),
• planowanie, czyli rozmieszczenie zidentyfikowanych działań w czasie,
• podejmowanie decyzji, rozumiane jako priorytetyzacja działań,
• realizacja, to znaczy wykonanie zaplanowanych działań,
• monitorowanie, innymi słowy: weryfikację osiągniętych celów, kontrolę poprawności wykonania działań.

Po co organizować czas pracy?

Zasada Parkinsona mówi, że praca rozszerza się tak, by zająć cały czas dostępny na jej wykonanie. Gdy na wykonanie pewnego zadania, np. posprzątanie mieszkania, założymy sobie pół dnia, tak długo będziemy zwlekać z jego rozpoczęciem, że rzeczywiście skończymy je dopiero pod koniec przewidzianego czasu (a nasza głowa będzie nim zaprzątnięta przez cały ten okres).

By temu zapobiec, warto poznać techniki i metody organizowania czasu pracy. Stosując je:

• poczujemy satysfakcję z dobrze wykorzystanego czasu,
• będziemy działać efektywnie i w sposób przemyślany, co może przełożyć się na osiąganie ponadprzeciętnych wyników,
• zaczniemy nadążać ze wszystkimi sprawami i nie będziemy mieć poczucia przytłoczenia.

Jest to ważne, ponieważ zmarnowanego czasu nie odzyskamy!

Metody i techniki organizacji czasu pracy

Poniżej przedstawiam kilka metod i technik, które mogą pomóc w organizacji czasu. Są one na tyle uniwersalne, że równie dobrze sprawdzą się w życiu codziennym, jak i obowiązkach zawodowych.

Zasada dwóch minut

Bardzo prosta metoda, zgodnie z którą zadania, których wykonanie trwa dwie minuty lub krócej, powinniśmy wykonać od razu. Wynika to z faktu, że planowanie takich zadań zajmie tyle samo lub więcej czasu, niż samo ich zrobienie.

Złota godzina

Jest to metoda zarządzania sobą w czasie, która polega na wydzieleniu w ciągu dnia 60 minut, podczas których „odcinamy się” od innych ludzi i skupiamy wyłącznie na swoich zadaniach. Nie odbieramy telefonów, nie reagujemy na żadne powiadomienia, nie sprawdzamy poczty, nie otwieramy drzwi.

Metoda Pomodoro – krótkie cykle pracy

Jest to metoda organizacji czasu pracy wymyślona przez Włocha Francesca Cirilla. Jej nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora, z którego korzystał Cirillo.

Metoda polega na stosowaniu naprzemiennych cykli praca-odpoczynek, gdzie każdy taki cykl (nazywany zresztą „pomodoro”) trwa 30 minut:

• 25 minut poświęcamy pracy,
• przez pozostałe 5 minut odpoczywamy.

Technika Pomodoro składa się z kilku kroków:

• Wybieramy zadanie do wykonania.
• Ustawiamy czasomierz na 25 minut.
• Pracujemy nad zadaniem, skupiając się wyłącznie na nim i nie rozpraszając się, ani nie pozwalając nikomu innemu nas rozproszyć.
• Robimy sobie 5 minut przerwy.
• Kończymy pracę i cieszymy się z wykonania zadania lub jego części. Jeżeli zadanie nie jest zakończone, wracamy do punktu 2.
• * Po 4 cyklach robimy sobie dłuższą, 15-30-minutową przerwę od tego zadania. W tym czasie możemy wypić kawę, zjeść obiad czy zająć się innym zadaniem.

Źródło: opracowanie własne

Dlaczego metoda Pomodoro jest skuteczna?

• Odcinki wytężonej pracy są krótkie, a po nich czeka nas przerwa, co pozytywnie wpływa na naszą motywację do rozpoczęcia pracy. Nie mamy poczucia konieczności siedzenia nad trudnym zadaniem przez długi czas.
• Świadomość upływającego czasu zwiększa wydajność – chcemy ukończyć zadanie przed dzwonkiem czasomierza.
• Dzielimy duże zadania na mniejsze, dzięki czemu nas nie przytłaczają i łatwiej jest je nam wykonać.
• Uczymy się pracy w najwyższym skupieniu, ignorując rozpraszacze.
• Czujemy satysfakcję po wykonaniu zadania.
• Metoda jest uniwersalna, tzn. możemy ją zastosować do różnego rodzaju zadań.

Zjedz tę żabę

Metoda ta została opisana w książce Briana Tracy’ego o tym samym tytule. Tytułową żabą jest to zadanie w ciągu dnia, które jest dla nas najważniejsze, ale też najtrudniejsze, przez co najbardziej zwlekamy z jego wykonaniem. Dwie najważniejsze myśli płynące z książki to:

• Jeśli stoisz przed wykonaniem dwóch (lub więcej) odpowiedzialnych zadań (autor nazywa je „żabami”), jako pierwsze wykonaj to, które bardziej cię przeraża, jest większe, trudniejsze i ważniejsze. Gdy je wykonasz, poczujesz satysfakcję i ulgę – najgorsze już za tobą (jak przekonuje Brian Tracy – „zjadłeś swoje największe żaby”).
• Za trudne zadania zabieraj się z samego rana, by myśli o nich nie zaprzątały Ci przez cały dzień głowy.

Metoda 4D

Metoda szczególnie przydaje się przy zarządzaniu wiecznie zapełnioną skrzynką mailową. Nazwa „4D” odnosi się do czterech czynności, które można wykonać z e-mailem (lub jakimkolwiek zadaniem), a które w języku angielskim rozpoczynają się od litery D:

• usuń (ang. Delete) – przejrzyj swoją skrzynkę mailową i usuń wszystkie te wiadomości, które niczego nie wnoszą do Twojej pracy i życia (np. przesyłki reklamowe, spam) i z którymi niczego nie musisz robić,
• deleguj (ang. Delegate) – jeśli dane zadanie ktoś może wykonać równie dobrze lub na zbliżonym poziomie jak Ty, wydeleguj je i prześlij maila dalej,
• odrocz (ang. Defer) – niektórymi e-mailami nie musisz zajmować się od razu, odłóż je na później,
• zrób (ang. Do) – tymi wiadomościami (zadaniami) musisz zająć się sam, umieść je na swojej liście zadań do wykonania i działaj.

Metoda ALPEN

ALPEN to metoda pomagająca w organizacji pracy. Jej nazwa to akronim 5 słów z języka niemieckiego, które określają 5 etapów, z których składa się ta metoda.

• Zadania (niem. Aufgaben) – pierwszym etapem jest przygotowanie listy zadań do wykonania. Powinna ona zawierać wszystkie sprawy, którymi musimy zająć się danego dnia – telefony, spotkania, raporty, konsultacje itd. Zadania powinny być jak najbardziej sprecyzowane, to znaczy „zadzwonić do Anny o 12”, „zadzwonić do Rafała przed wyjściem z pracy” zamiast „wykonać telefony”.
• Szacowanie długości (niem. Länge schätzen) – szacujemy, ile czasu zajmą nam zadania spisane w poprzednim kroku. Wartości te powinny być realne, z uwzględnieniem zapasu czasu – zbyt optymistyczne podejście do tego etapu może spowodować frustrację z niewykonania zadania lub wykonanie go niedbale. Czas potrzebny do wykonania danego zadania najlepiej podawać w minutach.
• Planowanie przerw (niem. Pufferzeiten einplanen) – podczas planowania naszego dnia powinniśmy pamiętać również o przerwach i nagłych sprawach do załatwienia. Przy organizacji dnia pracy zalecane jest stosowanie metody 60/40 – 60% czasu poświęcamy na wcześniej zaplanowane przez nas zadania, a 40% na zadania niezaplanowane oraz przerwy. Możemy również rozpocząć zadania zaplanowane na kolejny dzień. Oczywiście w zależności od rodzaju wykonywanej pracy wartości procentowe mogą się różnić – jeśli Twoja praca jest bardzo stabilna i rzadko zdarzają się w niej zadania nieprzewidywalne, możesz zaplanować więcej czasu. Jeśli z kolei każdy Twój dzień wygląda inaczej, wtedy lepiej zaplanować mniej czasu, a więcej przeznaczyć na zadania nieprzewidziane.
• Wyznaczanie priorytetów (niem. Entscheidungen treffen) – ustalanie, które z zaplanowanych przez nas zadań są najważniejsze, a które mają niższy priorytet, oraz wydelegowanie tych spośród nich, którymi może zająć się ktoś inny. Do priorytetyzacji możemy wykorzystać np. omówioną w dalszej części wpisu zasadę ABC lub macierz Eisenhowera, która zostanie przedstawiona w następnym artykule.
• Kontrola (niem. Nachkontrolle) – kontrolowanie oraz monitorowanie postępu zaplanowanych przez nas działań. Zadania, które udało nam się zrealizować, należy wykreślić z listy, a te, których nie udało nam się wykonać – przenieść na następny dzień.

Do zalet metody ALPEN należą między innymi:

• poczucie kontroli nad zadaniami,
• uporządkowanie swojego dnia pracy,
• uświadomienie sobie, ile czasu faktycznie zajmują nam poszczególne obowiązki,
• umożliwienie skupienia się na jednym zadaniu w danej chwili.

By jednak ta metoda miała sens, należy z niej korzystać każdego dnia.

Zasada Pareto (metoda 80/20) – zwiększanie produktywności

Vilfredo Federigo Damasio Pareto był włoskim ekonomistą i socjologiem żyjącym na przełomie XIX i XX wieku. Badał zjawisko nierównomiernego rozłożenia bogactwa na świecie i zauważył, że „zaledwie 20% społeczeństwa posiada aż 80% wszystkich światowych dóbr”.

Za nazwanie tego zjawiska zasadą Pareto nie odpowiada jednak sam Pareto, a amerykański naukowiec Joseph Juran, pionier z zakresu zarządzania jakością w przedsiębiorstwach. W 1951 roku opublikował pracę „Quality Control Handbook”, w której zamieścił zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych”, opartą właśnie na obserwacjach Pareto. Juran wskazał, że jest ona uniwersalną zasadą, którą można odnieść do różnych obszarów, czy to z ekonomii i zarządzania, a nawet życia codziennego.

Zasada Pareto mówi, że „20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów”, stąd też jej druga nazwa – zasada 80/20. W przedsiębiorstwach zasadę tę można przeformułować następująco: „20% nakładów pracy odpowiada za 80% osiąganych efektów”. Innymi słowy: niewielka część naszych działań generuje większość korzyści.

Źródło: https://mariusztomaszewski.pl

Przykłady zasady Pareto:

• 20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
• przez 80% czasu używamy zaledwie 20% aplikacji na telefonie,
• spędzamy 80% czasu z 20% znanych nam osób,
• wystarczy znać 20% słów w danym języku, by rozumieć 80% treści,
• 20% wydarzeń z naszego życia tworzy 80% naszych najważniejszych wspomnień,
• 20% klientów generuje 80% zysków firmy,
• 20% sprzedawców generuje 80% sprzedaży,
• 20% naszych kompetencji wykorzystujemy przez 80% czasu.

Warto jednak podkreślić, że wartości 80 oraz 20 w wielu przypadkach są jedynie obrazowe. Najważniejsza w regule Pareto jest obserwacja, że mniejszość działań odpowiada za większość efektów.

Dzięki zastosowaniu zasady Pareto w swojej pracy możemy odnaleźć te obszary, w których jesteśmy najbardziej produktywni, i zidentyfikować zadania przynoszące największe efekty przy jak najmniejszym nakładzie zasobów (czasu, pracy, energii, pieniędzy).

Metoda ABC

ABC to metoda służąca do priorytetyzacji zadań. Opiera się na omówionej wyżej zasadzie Pareto. Polega na przydzieleniu każdego naszego zadania do jednej z trzech kategorii:

• A – w tej kategorii znajdują się najważniejsze zadania, których nie możemy nikomu wydelegować. Ich wykonaniem powinniśmy zająć się samodzielnie i w pierwszej kolejności. Zadania z tej grupy stanowią 20% działań, które odpowiadają za aż 80% realizacji celów.
• B – druga grupa to zadania ważne, ale nie tak kluczowe jak te z kategorii A. Dobrze wykonać je samemu, ale można je również wydelegować komuś innemu.
• C – ostatnia kategoria to zadania mało ważne, które możemy wydelegować lub wykonać w późniejszym terminie.

Podsumowanie

To oczywiście nie wszystkie znane sposoby organizacji czasu, a wiele z opisanych w artykule metod można ze sobą łączyć – znajdź te, które pasują do Ciebie i Twojego stylu pracy najlepiej. Planuj swój dzień i notuj sprawy do wykonania. Priorytetyzuj zadania – być może części z nich nie musisz robić lub możesz je komuś wydelegować. Pamiętaj przy tym, że jeśli dane zadanie możesz wykonać w dwie minuty, lepiej jest zabrać się za nie od razu. Nie będziesz wtedy poświęcać czasu na jego planowanie, a dodatkowo poczujesz natychmiastową satysfakcję z jego ukończenia i motywację do dalszych działań. Spróbuj zidentyfikować te działania, które odpowiadają za większość osiąganych przez Ciebie efektów i skup się na nich. Nie zapominaj, że czyjeś priorytety nie muszą być (i zazwyczaj nie są) Twoimi priorytetami. Pomagaj w miarę możliwości, ale nie kosztem swojej pracy.