Macierz Eisenhowera – metoda priorytetyzacji zadań

Macierz (matryca, kwadrat) Eisenhowera, określana również matrycą priorytetów lub matrycą zarządzania czasem, to narzędzie do priorytetyzacji zadań. Jej nazwa pochodzi od nazwiska generała armii amerykańskiej i 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych, Dwighta Eisenhowera. Uważany był on za osobę bardzo zorganizowaną, wydajną i produktywną, doprowadzającą do końca rozpoczęte zadania. Jego sukces tkwił w umiejętności rozróżnienia zadań ważnych od pilnych, a w działaniach przyświecały mu słowa: „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Zadania ważne a zadania pilne

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia tej metody, musimy wyjaśnić, czym są sprawy ważne, a czym są sprawy pilne.

Sprawy ważne mają znaczenie długoterminowe, ale rzadko wymagają natychmiastowego działania. Pilne stają się w momencie, gdy zostają przez nas zaniedbane (np. zdrowie). Wykonując zadania ważne, stajemy się proaktywni, to my zaczynamy kreować naszą rzeczywistość i kierować naszym życiem, a nie życie i wydarzenia naszym postępowaniem. Jesteśmy zrelaksowani, zadowoleni i mamy poczucie sprawczości.

Z kolei przy sprawach pilnych nasze działanie powinno być natychmiastowe. Wydarzenia wymknęły się lub lada chwila wymkną z naszej kontroli i musimy na nie działać reaktywnie, to znaczy odpowiadać na bodźce i sygnały płynące z otoczenia. Sprawia to, że jesteśmy zestresowani, zdenerwowani i sfrustrowani oraz czujemy, że nasze życie ogarnia chaos.

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera składa się z 4 ćwiartek. Na jednej osi określona jest ważność zadania, a na drugiej jego pilność. Wszystkie nasze zadania można przyporządkować do jednej z ćwiartek matrycy Eisenhowera.

Źródło: https://mariusztomaszewski.pl

Ćwiartka I – zadania ważne i pilne, czyli tak zwane gaszenie pożarów

W pierwszej ćwiartce znajdują się zadania ważne dla naszego rozwoju i wykonywanej pracy, mające ogromne znaczenie strategiczne, ale jednocześnie o zbliżającym się czasie realizacji. Konieczne jest zajęcie się nimi najszybciej, jak to możliwe, a ich niewykonanie może przynieść poważne konsekwencje dla życia lub firmy. Zadania z tej ćwiartki mogą być konsekwencją ich niewykonania w odpowiednim czasie, gdy znajdowały się w ćwiartce drugiej (nie były pilne, ale w wyniku zaniedbań takie się stały). W tej ćwiartce zajmujemy się zarządzaniem kryzysami, czyli „gaszeniem pożarów”.

Przykładami takich zadań są:

• wizyta u stomatologa z bolącym zębem (nie chodziliśmy na regularne wizyty kontrolne i rozwinął się stan zapalny),
• poważna awaria samochodu (nie dokonywaliśmy regularnego przeglądu auta lub ignorowaliśmy pierwsze symptomy – dziwne dźwięki, szarpanie),
• zapomniane wystąpienie, które odbywa się za dwa dni, a materiały nie są jeszcze gotowe (choć na ich przygotowanie mieliśmy miesiąc).

Zadania z tej ćwiartki powodują stres, zmęczenie, poczucie napięcia i zdenerwowania, a długotrwałe przebywanie i wykonywanie zadań wyłącznie z tej ćwiartki może przyczynić się nawet do problemów zdrowotnych i wypalenia. 

Ćwiartka II – zadania ważne i niepilne – produktywność

W drugiej ćwiartce znajdują się zadania równie ważne i strategiczne, co w ćwiartce pierwszej z tą różnicą, że (jeszcze) nie stały się pilne – nie posiadają terminu realizacji lub termin ten jest bardzo odległy. Zazwyczaj są to działania w obrębie rozwoju osobistego, pielęgnowania marzeń i pasji, planowania pracy czy relacji rodzinnych. Osoby skupiające się na zadaniach z tej ćwiartki planują swój czas i zarządzają sobą, długofalowo osiągając najlepsze rezultaty.

Przykładami takich zadań są:

• regularne wizyty u stomatologa,
• cykliczne przeglądy auta,
• planowanie pracy,
• rozwijanie zainteresowań,
• aktywność fizyczna,
• nauka języka obcego,
• udział w kursach i szkoleniach rozwijających umiejętności potrzebne w pracy.

Zadania z tej ćwiartki przynoszą satysfakcję, zadowolenie i poczucie spełnienia.

Ćwiartka III – zadania nieważne i pilne – „powinnaś/powinieneś”

W trzeciej ćwiartce znajdują się zadania, które ktoś nam zlecił do zrobienia „na już”. Nie wnoszą one niczego do naszego życia, pracy czy rozwoju osobistego, ale musimy je wykonać bez odkładania ich na później. Są to zazwyczaj czyjeś priorytety i cele, nie nasze. Część z nich może wynikać z braku asertywności lub nadmiernej chęci pomagania czy wręcz wyręczania innych.

Przykładami takich zadań są:

• tak zwane wrzutki od przełożonego,
• niespodziewane telefony od klientów,
• powtarzanie informacji tylko dlatego, że druga strona jej sobie nie zanotowała i zapomniała,
• znajomi wpadający bez zapowiedzi.

Zadania z tej ćwiartki powodują frustrację, poczucie straty czasu i braku sensu wykonywanych działań.

Ćwiartka IV – zadania nieważne i niepilne – „zabijanie czasu”

W czwartej ćwiartce znajdują się zadania, których tak naprawdę nie musimy robić – nie są ani ważne, ani pilne. Nie wpływają na naszą pracę czy rozwój, a zabierają czas. Nie wydarzy się nic złego, gdy przestaniemy je wykonywać, jednak w rzeczywistości ich całkowite wyeliminowanie jest praktycznie niemożliwe. Bywają ucieczką od trudnych, odpowiedzialnych i stresujących zadań z ćwiartki pierwszej.

Przykładami takich zadań są:

• wielogodzinne surfowanie po internecie,
• wielogodzinne oglądanie seriali,
• spędzanie większości czasu na portalach społecznościowych,
• długie i częste przerwy na kawę w pracy.

Zadania z tej ćwiartki przynoszą chwilową przyjemność, relaks i ulgę w okresach większego zmęczenia lub napięcia. Jeśli jednak przez większość czasu zajmujemy się zadaniami wyłącznie z tej ćwiartki, nie mamy kontroli nad własnym życiem i marnujemy czas. Żyjemy z dnia na dzień, bez planu i celów, jesteśmy bierni. Ważne i/lub pilne zadania nawarstwiają się, a my mamy poczucie narastającego chaosu, co może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu.

Jak wykorzystywać macierz Eisenhowera

W codziennej pracy macierz Eisenhowera możesz wykorzystać w dwojaki sposób:

• Po pierwsze, analizując poprzednie tygodnie przez pryzmat matrycy Eisenhowera i wyciągając wnioski. Weryfikując, w jakim stopniu wykonywałeś swoje priorytety, a w jakim stopniu innych osób oraz jak dużo czasu poświęciłeś na „zabijacze czasu”.
• Po drugie, planując następny dzień lub tydzień poprzez nadawanie nadchodzącym zadaniom priorytetów (czyli przydzielanie do poszczególnych ćwiartek macierzy).

Podsumowując, staraj się jak najwięcej czasu spędzać nad zadaniami z drugiej ćwiartki, by nie przeszły do ćwiartki pierwszej, a jak najmniej nad zadaniami z ćwiartki czwartej. Pamiętaj, że czyjeś priorytety zazwyczaj nie są Twoimi, więc naucz się zdrowej asertywności i ogranicz zadania z trzeciej ćwiartki do niezbędnego minimum.

Pamiętaj również o słowach Stephena Coveya, autora wielu książek o rozwoju osobistym, w tym słynnych „7 nawyków skutecznego działania”: „Aby móc powiedzieć «tak» ważnym, priorytetowym sprawom z ćwiartki II, musisz się nauczyć mówić «nie», innym działaniom, choćby wyglądały na pilne”.