Getting Things Done, czyli jak organizować swoje sprawy

W poprzednim artykule poruszyłam temat organizacji czasu pracy – wyjaśniłam czym jest i po co ją stosować, a także przybliżyłam kilka metod, które mogą w tym pomóc. W dzisiejszym wpisie skupię się na metodzie Getting Things Done autorstwa Davida Allena, którą opisuje w swojej książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”, która ma pomóc w zarządzaniu sobą w czasie oraz zwiększeniu efektywności.

Metoda Getting Things Done ma na celu zwolnienie nas z obowiązku pamiętania o wszystkich sprawach, planach i zobowiązaniach, pozwalając zachować przy tym wysoką produktywność – zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Należy bowiem pamiętać, że zadanie niewykonane pozostaje takim w dwóch miejscach – w swojej rzeczywistej lokalizacji i w Twojej głowie. Każde takie zadanie tkwiące w głowie angażuje świadomość, obniżając tym samym zdolność do koncentracji.

Etapy metody GTD

Metoda Getting Things Done składa się z 5 etapów:

1. Gromadzenie tego, co angażuje naszą uwagę.
2. Analizowanie znaczenia każdej pozycji i ustalenie, co należy z nią zrobić.
3. Porządkowanie wyników (zadań).
4. Przeglądanie uporządkowanych zadań.
5. Działanie na wybranych na etapie 4. zadaniach.

Źródło: grafika własna na podstawie książki „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” Davida Allena

Gromadzenie

Etap gromadzenia to zebranie w jednym miejscu (w tzw. inboksie – np. w koszyku, pudełku, notesie, notatniku elektronicznym, programie pocztowym lub folderze na komputerze) wszystkich niedokończonych spraw: osobistych, zawodowych, pilnych, ważnych i błahych. Mogą to być listy i e-maile czekające na odpowiedź, rachunki do opłacenia, nagrania do odsłuchania, notatki do przejrzenia itd. Ważne, by mieć tyle inboxów, ile jest potrzebnych, i wyłącznie tyle, ile jest niezbędnych – ich nadmiar utrudni dalsze kroki. Inboxy należy regularnie przeglądać i opróżniać (to znaczy decydować, co z daną sprawą zrobić).

Ten etap pozwala usunąć psychiczne obciążenie sprawami do załatwienia dzięki ich przeniesieniu z głowy do konkretnego miejsca.

Analizowanie

W drugim etapie określamy, czym jest dana sprawa, podejmujemy decyzję, czy wymaga ona jakiegoś działania, i konkretyzujemy, jakie to działanie będzie. Jeśli w danej chwili omawiana sprawa nie wymaga podejmowania żadnych działań, mamy trzy możliwości:

• wyrzucenie jej do śmieci, gdy żadne działania nie są potrzebne,
• inkubacja, gdy nie ma potrzeby podejmowania działań w tym momencie, ale w przyszłości może się to zmienić,
• zarchiwizowanie jej jako materiał referencyjny, gdy dana pozycja może być przydatna w przyszłości i warto ją zachować.

Jeśli podjęcie działania jest konieczne, należy określić najbliższą czynność do wykonania w tym zadaniu:

• jeśli zajmie mniej niż 2 minuty – zrobienie jej od razu,
• wydelegowanie komuś innemu, gdy nie jesteśmy odpowiednią osobą do realizacji,
• odłożenie na później i zapisanie jej na listę z najbliższymi działaniami lub do kalendarza, gdy czas wykonania został ściśle określony.

W procesie bardzo ważne jest stosowanie się do kilku zasad:

• LIFO (ang. last in, first out) – sprawa ostatnio wrzucona na stos jest pierwszą, którą przeanalizujemy,
• w danej chwili zajmujemy się wyłącznie jedną sprawą,
• nie wrzucamy spraw z powrotem do inboxu,
• zasada 2 minut – nie ma sensu odkładać na później tak krótkich zadań, ponieważ poświęcimy więcej czasu na ich porządkowanie, planowanie i opracowywanie niż samo wykonanie.

Porządkowanie

Trzeci etap to porządkowanie zadań przeanalizowanych w poprzednim etapie, czyli przydzielenie ich do jednej z siedmiu kategorii:

• śmieci,
• kiedyś/może,
• materiały referencyjne,
• projekty,
• oczekiwanie,
• kalendarz,
• najbliższe działania.

Śmieci – trafiają do nich wszystkie informacje już nieaktualne, stare notatki, listy zakupów itp.

Kiedyś/może – to miejsce na plany na daleką przyszłość, np. podróż do USA, tatuaż, kupienie drugiego mieszkania.

Materiały referencyjne – informacje, które mają wartość i mogą okazać się przydatne w przyszłości, np. notatki z kursu zarządzania, instrukcje obsługi sprzętu AGD itd.

Projekty – ta lista zawiera spis trwających projektów. O projekcie mówimy, gdy do ukończenia zadania zostało więcej niż jedno działanie, a pożądany rezultat można uzyskać w ciągu roku, np. zatrudnienie nowej osoby, kupienie samochodu, zorganizowanie ślubu. Nie realizujemy projektów, tylko pojedyncze działania związane z projektami.

Oczekiwanie – w tej kategorii znajdują się zadania, których nie możemy wykonać w tej chwili, ponieważ czekamy na realizację wcześniejszego kroku przez kogoś innego, np. skrócenie zasłon przez krawcową, by można było je zawiesić w oknie, przygotowanie zestawienia przez inną osobę, by można było umieścić je w raporcie.

Kalendarz – zawiera działania z określonym czasem wykonania, np. spotkania, wizyty, telefony, raporty.

Najbliższe działania – lista (lub listy) zawierająca najbliższe czynności do wykonania, np. umyć lodówkę, przeczytać zapisany artykuł o podróżach do Tajlandii. Ważne jest tu zagadnienie kontekstów, czyli sytuacji, w których dana lista z najbliższymi działaniami będzie użyteczna. Przykłady kontekstów: w biurze, w domu, na mieście, telefony.

Przegląd

Czwarty etap to regularne przeglądanie listy „Najbliższe działania” oraz kalendarza z częstotliwością dobraną indywidualnie – tak, byśmy czuli się komfortowo. Dodatkowo raz w tygodniu powinniśmy dokonywać przeglądu wszystkich swoich list oraz inboxu, a następnie analizować i porządkować nowe przychodzące zadania – to tzw. „przegląd tygodniowy”.

Działanie

Ostatnim etapem jest działanie. Jest to wykonywanie wcześniej zgromadzonych, przeanalizowanych, uporządkowanych i przejrzanych zadań. W metodzie Getting Things Done opisano 3 modele dokonywania wyborów działań:

• Czterokryteriowy model wyboru natychmiastowych działań
  1. Kontekst – część działań da się załatwić niezależnie od panujących warunków, ale inne wymagają konkretnej lokalizacji lub narzędzi (np. wykonanie telefonu, odebranie ubrań z pralni).
  2. Dostępny czas – z perspektywą spotkania zaczynającego się za kilka minut nie ma sensu rozpoczynać trudnego zadania, które zajmie co najmniej 2 godziny.
  3. Dostępna energia – w zależności od zadania do niektórych potrzebna jest duża siła fizyczna lub wypoczęty, zrelaksowany i kreatywny umysł, a do innych ani jedno, ani drugie.
  4. Priorytety – wybór działania, które przyniesie w danym momencie najwięcej korzyści.
• Trzyczęściowy model oceny codziennej pracy
  1. Wykonywanie pracy wcześniej zaplanowanej – praca na podstawie listy „Najbliższe działania” oraz kalendarza, czyli działania, co do których została wcześniej podjęta decyzja o ich wykonaniu.
  2. Wykonywanie zadań pojawiających się na bieżąco – działania, które nie były wcześniej zaplanowane, ale wymagają natychmiastowej reakcji.
  3. Planowanie pracy – opróżnianie inboxu, przeglądanie notatek ze spotkań, czytanie wiadomości na poczcie elektronicznej, odsłuchiwanie nagrań poczty głosowej itd. Wykonywanie zadań, które zajmują mniej niż 2 minuty, odrzucanie lub zamykanie spraw, rozbudowa list działań.
• Sześciopoziomowy model przeglądu własnej pracy
  1. Poziom gruntu – bieżące działania: najmniejsze, pojedyncze działania do wykonania, np. e-maile, telefony, spotkania.
  2. Horyzont 1 – bieżące projekty: cele krótkoterminowe, trwające do roku, np. przygotowanie szkolenia z organizacji czasu pracy, reorganizacja oddziału w mieście X.
  3. Horyzont 2 – obszary odpowiedzialności: segmenty życia i pracy, o które należy zadbać, by zapewnić sobie i firmie stabilność funkcjonowania, np. zdrowie, bezpieczeństwo finansowe, rodzina, kariera.
  4. Horyzont 3 – cele i dążenia, w średniej perspektywie czasowej (roczne i dwuletnie), np. kupno mieszkania.
  5. Horyzont 4 – wizje długoterminowe: perspektywa trzy- do pięcioletnia, wymuszająca myślenie w szerszych kategoriach i znacznie dłuższej perspektywie: strategie organizacyjne, trendy środowiskowe, okoliczności zakrętów życia i kariery zawodowej.
  6. Horyzont 5 – życie: określenie najważniejszego celu życiowego i wyznawanych wartości, np. służenie rozwojowi społeczności, by jak najwięcej jej członków doznawało dobra.

Podsumowanie

Podsumowując, w metodzie Getting Things Done najważniejsze jest pamiętanie o kilku zasadach. Po pierwsze zapisywanie wszystkiego, o czym pomyślimy, że mamy do zrobienia – pozwoli nam to przenieść wszystkie zadania z naszej głowy na papier, tym samym odciążając nas od pamiętania o wszystkim. Po drugie planowanie dnia na podstawie najbliższych działań, dzięki czemu nie zapomnimy o żadnych ważnych sprawach. Pamiętanie o przeglądzie tygodniowym – pomoże nam to spojrzeć na nasze zadania z szerszej perspektywy. Ostatnią zasadą jest wykonywanie tych najkrótszych, dwuminutowych zadań od razu i bez zbędnej zwłoki, ponieważ są one tak krótkie, że przeprowadzenie na nich metody Getting Things Done mija się z celem – cały proces potrwa dłużej, niż samo zadanie.