Czym jest feedback i jak go udzielać

Feedback  to nic innego jak proces polegający na przekazywaniu informacji zwrotnej na temat zachowania w danej sytuacji bądź wykonanej pracy. Udzielany pracownikowi może być pozytywny lub negatywny, a także dotyczyć wielu różnych aspektów, takich jak chociażby efektywność, umiejętności interpersonalne, styl pracy. Ma przy tym charakter edukacyjny.

Jaki jest cel udzielania informacji zwrotnej?

Głównym celem przekazywania informacji zwrotnej jest pomoc pracownikowi w rozwoju i poprawie swojego działania w przyszłości. Pozwala mu to zrozumieć swoje mocne i słabe strony oraz umożliwia uczenie się i poszerzanie aktualnie posiadanych umiejętności. Udzielanie feedbacku pozwala także na doskonalenie umiejętności komunikacji i budowania relacji z innymi. Może również pomóc nam w rozwijaniu naszych umiejętności na stanowiskach kierowniczych.

Jak prawidłowo udzielać feedbacku?

Nie można zapomnieć o tym, że aby feedback był skuteczny, musi być udzielany w odpowiedni sposób. Ważne jest, aby przekazywać go w sposób rzeczowy, bez oceniania i obrażania, a także aby był dostosowany do potrzeb osoby, do której jest kierowany. Feedback powinien być również udzielany w odpowiednim momencie, tak aby osoba otrzymująca informację zwrotną miała czas na przemyślenie i wdrożenie zmian.

Formy udzielania feedbacku

Udzielając skutecznej informacji zwrotnej drugiej stronie, możemy wykorzystać różne formy: pisemną, ustną lub niewerbalną. Feedback może być udzielany przez przełożonego, współpracownika czy klienta.

Warto pamiętać o tym, aby udzielać feedbacku w sposób konstruktywny, tak aby pomóc osobie otrzymującej go w rozwoju i poprawie swoich działań, a także jakości pracy. Konstruktywny feedback powinien skupiać się na konkretnych działaniach i ich skutkach, a nie na osobowości i charakterze osoby otrzymującej feedback.

Feedback pozytywny i negatywny

Informacja zwrotna może być udzielana w formie pozytywnej lub negatywnej. Pozytywny feedback skupia się na mocnych stronach i sukcesach osoby, pomagając jej tym samym w utrzymaniu morale i motywacji. Istotą pozytywnego feedbacku jest docenienie pracownika, dostrzeżenie jego podejścia i starań. Z kolei negatywny feedback koncentruje się na słabych stronach i niedociągnięciach, pomagając zrozumieć, co dana osoba musi poprawić. Istotne jest, aby zachować równowagę i dawać zarówno komunikaty pozytywne, jak i negatywne, jeśli takie występują.

Kiedy należy dawać informację zwrotną?

Udzielanie informacji zwrotnej i jej otrzymywanie jest kluczowe dla naszego rozwoju i sukcesu zawodowego. To bardzo przydatne narzędzie.

Informacja zwrotna w różnych sytuacjach

• W miejscu pracy

Pracodawcy i przełożeni często udzielają feedbacku swoim pracownikom, aby pomóc im budować kompetencje i poprawiać wyniki.

• W szkole

Nauczyciele i wychowawcy dają wskazówki swoim uczniom, aby wesprzeć ich w rozwijaniu ich umiejętności i wiedzy.

• W życiu osobistym

Bliscy i przyjaciele mogą udzielać sobie wzajemnie feedbacku, co wpływa na kształt ich relacji.

Informacja zwrotna może być udzielana w formie bezpośredniej, takiej jak rozmowa twarzą w twarz, lub pośredniej, na przykład ankiety lub formularza oceny. Istotne jest, aby feedback był dostosowany do potrzeb i preferencji osoby go otrzymującej.

Warto również pamiętać, że feedback jest dwukierunkowym procesem. Osoba otrzymująca informację zwrotną może udzielać również swojego feedbacku, co wspiera cały proces.

Jakie są zasady udzielania informacji zwrotnej?

Udzielając skutecznego feedbacku, kieruj się poniższymi wskazówkami.

Skup się na zachowaniach, a nie na osobie

Feedback powinien być skoncentrowany na konkretnych zachowaniach, obserwacjach, a nie na osobie. Unikaj generalizowania i oceniania. Używaj konkretnych przykładów i opisów, aby pomóc rozmówcy zrozumieć, o czym mówisz.

Bądź obiektywny

Unikaj emocjonalnego języka i trzymaj się faktów.

Słuchaj

Pozwól drugiej osobie mówić i wyjaśnić swój punkt widzenia. Słuchanie jest ważnym elementem procesu feedbacku.

Bądź życzliwy i wyrozumiały

Działaj z troską i zrozumieniem dla potrzeb oraz uczuć drugiej strony. Pamiętaj, że ludzie często reagują emocjonalnie na negatywny feedback. Dlatego miej na uwadze, aby być wyrozumiałym – rozmówca może potrzebować trochę czasu, aby przetworzyć informacje zawarte w feedbacku. Przekazuj informacje zwrotne w odpowiednim czasie.

Focus na rozwiązania

Zamiast skupiać się na problemie, skoncentruj się na możliwych rozwiązaniach i sposobach na poprawę.

Określaj oczekiwania

Wskazuj, co osoba może zrobić, aby poprawić swoje zachowanie lub wyniki.

Stosuj pozytywne i negatywne feedbacki

Zadbaj o to, aby udzielać zarówno pozytywnych, jak i negatywnych feedbacków w równych proporcjach. Pozytywny feedback pomaga budować pewność siebie i motywację, natomiast negatywny feedback wspiera rozwój i poprawę efektywności.

Konsekwentnie stosuj komunikację niewerbalną

Gesty, miny i ton głosu mogą mieć duży wpływ na to, jak odbierany jest feedback. Dlatego niesamowicie istotne jest, aby być świadomym swojej mowy ciała podczas udzielania informacji zwrotnej.

Bądź regularny

Organizuj spotkania regularnie, a nie tylko wtedy, gdy pojawia się problem. Regularne dawanie informacji zwrotnej pomaga w utrzymaniu dobrych relacji i ciągłym rozwoju. Im szybciej udzielisz feedbacku, tym większe są szanse na jego skuteczność w krótkim czasie.

W jaki sposób przekazać negatywny feedback?

Przekazanie informacji zwrotnej, która ma negatywny charakter, nie należy do najłatwiejszych zadań, natomiast jeśli jest to robione w odpowiedni sposób, może przynieść pozytywne efekty i poprawić sytuację.

Przekazując negatywne informacje, pamiętaj, aby skupić się na konkretnych przykładach, działaniach lub zachowaniach, które wymagają poprawy. Unikaj ogólników i staraj się dokładnie opisać, co poszło nie tak i jakie są tego konsekwencje. Nie atakuj rozmówcy, ani go nie obrażaj. Skup się na faktycznych zachowaniach, które wymagają poprawy, i pamiętaj, że celem jest pomóc, a nie skrzywdzić. Zamiast tylko krytykować, przedstaw konkretne sugestie, jak można poprawić sytuację i jakie działania powinny być podjęte, aby uniknąć podobnej sytuacji w przyszłości.

Istotna podczas przekazywania negatywnego feedbacku jest także umiejętność zrozumienia perspektywy drugiej osoby i jej sytuacji, a także zaufanie. Może to pomóc zidentyfikować przyczyny problemu i da możliwość wypracowania razem rozwiązania.

Na koniec pamiętaj, że im szybciej udzielisz feedbacku, tym łatwiej będzie wprowadzić zmiany i poprawić sytuację.

Dlaczego warto dawać informację zwrotną?

W dużej mierze prawidłowo przekazana informacja zwrotna może być niezwykle cennym elementem rozwoju zawodowego. Pracownicy, którzy otrzymują regularnie feedback, czują się bardziej zaangażowani w swoją pracę i organizację, a także mają okazję, aby przeanalizować swoje błędy i podjąć działania mające na celu dalszy rozwój.

Warto mieć na uwadze także fakt, że szczególnie ten pozytywny feedback może być silnym motywatorem do dalszej pracy. Osoba, która go otrzymuje, zwykle czuje się doceniona i zmotywowana. W większości przypadków udzielanie informacji zwrotnej pomaga otworzyć umysł pracownika i skłonić do refleksji nad popełnianymi błędami i wzmocnić motywację.

Czym jest feedback i jak go udzielać – podsumowanie

Rozwijanie feedbacku w Twojej firmie może być procesem, który wymaga szczegółowej analizy z uwzględnieniem wielu czynników. Ważne jest, aby zrozumieć, że feedback jest narzędziem do rozwoju, a nie oceny czy krytyki. To także proces, który wymaga dużo praktyki, a także cierpliwości. Im więcej ćwiczysz, tym lepszy staniesz się w tym zakresie. Jako Grupa TENSE stawiamy na dobry feedback podczas kontaktu z klientami. Dawanie informacji zwrotnej ma ogromny wpływ na naszą pracę i przekłada się na jej jakość.