Co zrobić, żeby zespół zdalny pracował efektywnie? Case study Zespołu Content Marketingu w Grupie TENSE

Trwająca epidemia koronawirusa SARS-CoV-2 zmusza pracodawców do przeorganizowania przedsiębiorstw. Często wywraca do góry nogami ich dotychczasowe zasady działania. Część firm wprowadza kluczową zmianę organizacyjną, wysyłając swoich pracowników na home office. Mimo powagi sytuacji – zarówno w kraju, jak i na świecie, nie wszyscy przedsiębiorcy, którzy mogliby wprowadzić pracę zdalną, decydują się na ten krok. Dlaczego? Głównie obawiają się spadku wydajności i motywacji poszczególnych pracowników oraz – co za tym idzie – całych zespołów. Jednak czy możliwe jest zarządzanie zespołem zdalnym przy jednoczesnym utrzymaniu jego efektywności? Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, które pozwolą budować silne zespoły zdalne nie tylko w czasie pandemii.

Kim jestem i dlaczego to robię?

Od półtora roku stoją na czele pięcioosobowego Zespołu Content Marketingu w Grupie TENSE, w którym dwie osoby na co dzień pracują zdalnie. W ramach moich obowiązków koordynuję również pracę kilku zdalnych korektorów. Czy mój team jest mniej efektywny? Czy działa gorzej niż inne zespoły w firmie? A może ja jako lider mam utrudnione zadanie, bo muszę dostosować się do takich, a nie innych warunków? Jasne, że nie!

Po pierwsze – zbuduj zespół!

Zespół to nie kilka osób mających podobne zadania do wykonania, będących w jednym pokoju i raportujące postępy swojemu liderowi. To grupa współpracujących ze sobą ludzi – wspierających się wzajemnie i napędzających do działania. Nie ma szans, by prawdziwy team powstał sam z siebie. Potrzebuje kogoś w stylu Boba Budowniczego, który postawi fundamenty relacji, zorganizuje przestrzeń do wspólnej pracy i pozwoli każdemu czuć się równie ważnym. Niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków, czy stażu w firmie.

Bazuj na zaufaniu, a nie na kontroli

Prowadząc zespół zdalny, musisz pamiętać, że mikrozarządzanie opierające się na wysokim stopniu obserwacji i kontroli pracowników, w tym przypadku się po prostu nie sprawdzi. Twoim zadaniem jako lidera jest zrozumienie, że podstawą efektywnej współpracy jest zaufanie.

Pracuj na celach, mierz wyniki. Postaw na pierwszym miejscu na efekt, a nie pojedyncze zadania.

Pamiętaj, że każdy jest inny

Podchodź indywidualnie. Nie zapominaj, że osoby w Twoim zespole mają różne predyspozycje, talenty, motywację do pracy – co innego napędza ludzi pracujących zdalnie, co innego tych w biurze.

Poznaj ich charaktery, odpowiednio dopasuj motywatory i ustalaj ścieżkę rozwoju – ściśle dopasowaną do możliwości, umiejętności oraz chęci. Nie pomijaj przy tym oczekiwań i wizji firmy.

Bądź człowiekiem

Od lidera oczekuje się nie tylko spełniania celów, ale również mobilizowania zespołu do pracy i inspirowania do rozwoju. Dlatego buduj autorytet wiedzą i  doświadczeniem, a nie pozycją w strukturze organizacyjnej. Pamiętaj o szczerej, pełnej empatii komunikacji. Nie zapominaj, że po drugiej stronie też jest człowiek, który ma własne problemy oraz radości.

Zadzwoń do zdalnego pracownika raz na jakiś czas i zapytaj o jego samopoczucie. Pogratuluj realizacji celu czy rozwiązania problemu, który nurtował wszystkich. Niech nie będzie to kurtuazyjna wymiana zdań, a szczera, przyjacielska rozmowa. Jako lider do specjalistów ze swojego zespołu dzwonię kilka razy w tygodniu, żeby pogratulować im sukcesów, zbić zdalnie „piątkę” czy wysłać wirtualnego „kopa” do działania, jeśli mają gorszy nastrój.

Ucz odpowiedzialności

Efektywniej pracują zespoły dojrzałe, których członkowie chcą brać odpowiedzialność za powierzone im zadania i projekty. Ucz ich tego, przydzielając coraz bardziej wymagające zadania – dopasowane do stanowiska oraz możliwości.

Przysłowie „pańskie oko konia tuczy” już dawno straciło na aktualności. Twoim zadaniem nie jest włączanie się na każdym etapie procesów, a rozwój specjalistów. Po to, żeby mieli wysokie umiejętności do podejmowania samodzielnych decyzji w poszczególnych obszarach.

Bądź na bieżąco z zespołem

Pamiętaj, że osoby pracujące zdalnie nie mogą obserwować tego, co dzieje się w głównym biurze. Angażuj ich więc w spotkania zdalne, np. na Skype czy Hangoutach. Informuj o zmianach w firmie, nowych zasadach funkcjonowania i procedurach, zmianach kadrowych, a także możliwościach szkoleniowych.

Swój zespół regularnie włączam w spotkania – zarówno te bardziej formalne, jak i też mniej, np. podczas których dzielimy się sukcesami, świętujemy urodziny czy kolejny rok w pracy. To, że kogoś nie ma w biurze, nie znaczy, że nie może przeżywać fajnych momentów z resztą zespołu!

Niezliczone spotkania – a po co to komu?

Jak dobrze wiadomo, podstawą udanej współpracy jest komunikacja – brzmi banalnie, ale to ważne oraz prawdziwe. Nie chcę skupiać się na definicjach i tłumaczyć, dlaczego komunikowanie się jest szczególnie istotne przy prowadzeniu zdalnego zespołu. Przeczytasz to w każdym artykule na ten temat, który znajdziesz na pierwszej stronie w Google’u i wielu książkach dla managerów.

Poniżej pokażę narzędzia, które pozwoliły mi zbudować efektywnie działający zespół – grający do jednej bramki, wspólnie cieszący się po osiągniętych sukcesach i nieustannie szukający usprawnień. Czy to proste? Nie, ale po prostu wiem, że się da!

9:30 – godzina zero

Codzienne spotkania to już contentowy rytuał. Daily od ponad roku widnieje od poniedziałku do piątku w naszym kalendarzu. Nie ma znaczenia, czy jesteśmy wszyscy zdalnie, czy połowa ekipy pracuje na miejscu – każdy stawia się na Skype punktualnie o 9:30 na 15-30 minut. Łączymy się z laptopów, telefonów, pecetów. Pomysł spotkań i ich formuła to nic innego jak narzędzie zaczerpnięte ze Scruma – modelu stosowanego obecnie na całym świecie, głównie w firmach IT.

Zgodnie z jego założeniami każdy odpowiada na 3 pytania:

1. Co udało mi się zrobić wczoraj?
2. Jaki mam plan na dzisiaj? Co chcę osiągnąć?
3. Czy widzę jakieś problemy, które mogą przeszkodzić mi w realizacji celów?

Formuła powinna być dostosowana do specyfiki branży i zespołu. Wspólnie z moimi specjalistami zdecydowałam się na jego lekką modyfikację.

1. Zaplanowanie pracy zespołu. Projekt to reakcja łańcuchowa i zaangażowanie kilku osób. Chcemy wiedzieć, na jakim etapie są inni, aby móc się włączyć w odpowiednim momencie.
2. Wymiana informacji. Każdy ze specjalistów ma trochę inny zakres obowiązków. Opowiadając o swoim planie dnia i problemach, które nas spotykają, wdrażamy siebie wzajemnie w nasze stanowiska. Zdecydowanie jest to niezbędne w przypadku nagłych nieobecności i konieczności zastępstwa.
3. Szybka reakcja na pojawiające się problemy. Nie ma co udawać, że zawsze jest kolorowo. Błędy to stały element pracy. Ważne jest wychodzenie z nich bez szwanku. W naszym przypadku reagujemy na bieżąco, co dodatkowo zmusza do myślenia cały zespół, nie tylko lidera. Pozwala to rozwijać umiejętności miękkie – jak świadome podejmowanie decyzji.
4. Rozwój umiejętności miękkich. Na jedną osobę przypadają około 3 minuty. Musieliśmy nauczyć się mówić zwięźle, krótko i na temat – czyli tak, żeby inni, niezaangażowani w zadanie, zrozumieli przekaz.

Dodatkowo prowadzący spotkanie zmienia się codziennie, więc każdy w tygodniu pracy wciela się w rolę moderatora. Jak się okazało, nie od razu łatwo przychodziło zwracanie uwagi, kiedy ktoś odchodzi od głównego wątku lub mija czas jego wypowiedzi. Na szczęście i zarazem moje nieszczęście, bo lubię sobie pogadać, teraz to już dla wszystkich normalność, a nawet przyjemność. ;)

5. Budowa relacji i zaufania. Wymieniam to jako ostatnie, ale zdecydowanie jest dla mnie najważniejsze. Codzienna współpraca pozwala lepiej się poznać oraz daje poczucie przynależności do zespołu. Nieważne, z jakiego miejsca pracujesz! Zdecydowanie efektywniej realizuje się projekty z ludźmi, z którymi nawiązałeś relację i wiesz, że możesz na nich polegać.

Weekly – czyli Ty mówisz, ja słucham

Piątek i poniedziałek to wyjątkowy czas dla mojego zespołu. Tym razem widujemy się osobno – w cztery oczy. To również narzędzie ze wspomnianego wcześniej Scruma. Zastanawiasz się, po co kolejne spotkanie? Przecież raport tygodniowy można wysłać mailowo. Jasne, że tak, tylko po co?

Mamy ustalone kilka punktów (na kształt agendy), które omawiamy.

1. Pozytywne sytuacje.
2. Negatywne momenty.
3. Status projektów i wspólna analiza wyników.
4. Realizacja celów.
5. Tematy dodatkowe zgłaszane przez osobę z zespołu.
6. Tematy dodatkowe zgłaszane przeze mnie.

Spotkanie trwa od 30 do 60 minut, a jego czas zależy w głównej mierze od konkretnego specjalisty. To on decyduje, ile tematów chce poruszyć, o czym opowiedzieć.

Retro – comiesięczna „spowiedź”

Pracując na co dzień na pełnych obrotach, znajdujemy raz w miesiącu kilka chwil, żeby wspólnie podsumować sukcesy i porażki. Nie przejmujemy się tym, że spotkanie może trwać nawet 2 czy 3 godziny. Zanim jednak do niego dojdzie, każdy przygotowuje się do retrospektywy.

Spotkanie moderuję jako lider, ale każdy omawia zgłoszony przez siebie wcześniej punkt. Mimo że nie jesteśmy pesymistami i raczej pozytywnie podchodzimy do naszej pracy, na minusach skupiamy się szczególnie. Szukamy rozwiązań, które pozwolą na przyszłość uniknąć „powtórki z rozrywki”.

Nie wychodzimy ze spotkania bez:

• zaproponowania rozwiązań na występujące negatywne sytuacje,
• przypisania osoby odpowiedzialnej za wdrożenie nowego rozwiązania czy poprawek,
• określenia deadline’u wdrożenia rozwiązania.

Sprinty – co chcę osiągnąć w tygodniu?

Planując pracę, nie myślimy o niej wyłącznie krótkofalowo. Oczywiście mamy wiele nieprzewidzianych tematów, które wypadają z dnia na dzień lub zadań cyklicznych, nad którymi musimy pracować systematycznie. Nie brakuje jednak większych projektów realizowanych w ramach celów kwartalnych. Rozbijamy je na zadania, które planujemy w piątki. Na poniedziałkowym Daily sprawdzamy, co udało się zrealizować, a jeżeli nie, to jaka jest tego przyczyna.

Cele kwartalne, czyli nigdy nie zwalniamy tempa

Najważniejsze w pracy to wiedzieć, dokąd się zmierza. Wszyscy chcemy mieć jasno wyznaczoną ścieżkę i precyzyjnie określony cel, do którego się dąży.

W zespole pracujemy na celach kwartalnych. Wyznaczając je jako lider, podchodzę do nich z trzech stron.

1. Manager Działu ma swoje oczekiwania dotyczące zespołu wynikające z celów długofalowych całej firmy, które muszą być wzięte pod uwagę.
2. Jako lider Zespołu Content Marketingu mam własną wizję rozwoju, którą chcę wdrożyć.
3. W ustalanie celów zawsze angażuję zespół. Wyznaję zasadę, że im wyżej jesteś w hierarchii, tym mniej wiesz, co się dzieje na dole. Pomysły i spostrzeżenia specjalistów są niezbędnym dopełnieniem do powyższych punktów. Dodatkowo daję każdemu realny wpływ na kształt teamu oraz świadczonych usług.

Moim zadaniem jest więc połączenie 3 wizji w jedną całość.

Znając możliwości i potrzeby, łatwiej jest przydzielać cele, które są nie tylko „przepustką” do premii czy podwyżki, ale przede wszystkim szansą na wykazanie się i dalszą naukę. Odpowiednie dopasowanie celów do osoby pozwala całemu zespołowi, a także firmie, realizować szerszą wizję.

Technologia niezbędna do pracy

Prowadząc zespół rozproszony w różnych miejscach, już na wstępie ustal narzędzia, na których chcesz pracować. Pamiętaj, że mniej znaczy więcej. Zbyt dużo platform i kanałów komunikacji może wprowadzić niepotrzebny chaos. Dopasuj je do potrzeb i możliwości zespołu. Nie podam Ci idealnego narzędzia, które gwarantuje sukces. Pokażę kilka najważniejszych, na których działam z zespołem oraz opiszę, jak je wykorzystujemy.

Slack

Komunikator intuicyjny w obsłudze. Daje możliwość kontaktu z jedną, kilkoma osobami, całym zespołem, a także resztą firmy. Opiera się na tworzeniu kanałów dla teamów. Jak każdy komunikator również może przeszkadzać, a nie pomagać, jeżeli nie wykorzystasz go we właściwy sposób. Warto pamiętać o kilku prostych funkcjonalnościach, które daje Slack. Z pewnością usystematyzują one pracę Twojego zespołu, tak jak to się stało w naszym przypadku.

1. Ustawiaj statusy. Poinformuj innych, w jakich godzinach dzisiaj pracujesz, kiedy masz spotkania i przerwę. Osoby pracujące zdalnie nie widzą, kiedy sąsiad z biurka obok idzie na obiad.

2. Wycisz kanały, których nie musisz na bieżąco monitorować. Jeżeli tego nie zrobisz, a jesteś uczestnikiem wielu kanałów, zaleje Cię fala komunikatów, często zupełnie niedotyczących Twojej pracy.
3. Używaj wątków. Funkcjonalność „Start a thread” szczególnie przyda Ci w rozmowach, w których uczestniczą ponad 2 osoby. Uporządkuje Slacka i pozwoli wyeliminować różne nieporozumienia, np. kiedy podnoszonych jest kilka kwestii jednocześnie.
4. Kieruj komunikaty do konkretnych osób, używając mentiona. Wystarczy, że wywołasz jakiegoś pracownika, poprzedzając jego nick „małpą” (@).
5. Twórz grupy w obrębie jednego zespołu. Mogą one pracować np. nad danym projektem. Nie „zaśmiecaj” całego kanału komunikatami dotyczącymi tylko połowy znajdujących się na nim użytkowników.

Skype lub Hangout

Kolejne narzędzie do komunikacji – tym razem służące do rozmów online i wideokonferencji. Używamy Skype i Hangouta zamiennie  podczas spotkań, takich jak wspomniane wcześniej Daily, Weekly, czy Retro. Ważnym elementem – szczególnie dla zespołów pracujących zdalnie – jest możliwość łączności wideo oraz udostępnienia ekranu. Zdecydowanie ułatwia to komunikację i przybliża do stylu pracy stacjonarnej w biurze, gdzie wszyscy widzą się wzajemnie, a do kolegi wystarczy odwrócić się na fotelu. Możliwość wizji wpływa na zacieśnienie relacji i poprawę komunikacji. W końcu nie zawsze da się odczytać intencję z samego sposobu pisania, czy głosu rozmówcy.

Kalendarz Google

Pozwala zaplanować Twój dzień oraz całego zespołu. Nieważne, czy pracujesz zdalnie, czy jesteś w biurze, twórz spotkania w kalendarzu i zapraszaj na nie niezbędne osoby.

Trello

Narzędzie z założenia służące do zarządzania projektami. Jednak to, jak je wykorzystasz i jaką przyjmiesz strategię pracy na nim, zależy wyłącznie od Ciebie. Podstawą działania Trello jest tworzenie tablic, a na nich list, kart i zadań. W zespole pracujemy na Trello na kilku poziomach.

1. tablica – indywidualna – codzienne planowanie pracy

2. tablica – wspólna – ustalanie celów tygodniowych, tzw. sprintów

3. tablica – indywidualna – praca na celach kwartalnych

Zdalne zaskoczenie

Sytuacja epidemii w Polsce zaskoczyła wszystkich – w tym przedsiębiorców i pracowników. Zarówno jedni, jak i drudzy nie mieli czasu na przygotowanie się na zmiany organizacyjne, w tym wykorzystanie oraz przetestowanie pracy zdalnej na tak dużą skalę. Wiele osób do tej pory w ogóle nigdy nie brało jej pod uwagę.

Nie jest jednak tajemnicą, że od dłuższego czasu coraz więcej firm, w szczególności w branży IT, daje swoim pracownikom możliwość home office na co dzień. Mimo tego nadal istnieje wiele firm i managerów, którzy nie mają doświadczenia w efektywnej aktywności zawodowej poza biurem.

Jak widzisz, sprawne zarządzanie zespołem zdalnym jest jak najbardziej możliwe. To mit, że zespół rozproszony traci na efektywności, a jego prowadzenie nigdy nie dorówna współpracy z teamem będącym w biurze. Zgadza się, jest to wyzwanie. Szczególnie dla osób na stanowiskach kierowniczych, bo efekt, który ma widoczny wpływ na firmę, zależy głównie od nich. Jeżeli zbudujesz zespół na podstawie zaufania, pozwolisz każdemu czuć się równie ważnym, a także dasz możliwość realnego wpływu na rozwój, zdecydowanie dasz radę! Liderowi, w którego zespole są pracownicy zdalni –  tymczasowo z uwagi na obecną sytuację lub na stałe – życzę dużo siły i wytrwałości. Poznaj swój zespół i bądź z niego tak dumny tak, jak ja jestem ze swojego! :) Pamiętaj, że nie ma zespołu bez lidera, ale nie ma też lidera bez zespołu.