9 powodów, dla których warto być transparentnym

W mrokach Zimnej Wojny, niewielkie fabryki rozsiane po całym świecie tworzyły rękami swoich pracowników części maszyny. Nikt z pracowników nie znał przeznaczenia ani funkcji wytwarzanych elementów. W rzeczywistości nie znało ich nawet kierownictwo zakładów. Części tworzone według planów i wytycznych nadesłanych z tajnych kwater były wytwarzane, a następnie pakowane w ochronne pudła i wysyłane w nieznane. Niektórzy zastanawiali się, czy to co robią w ogóle ma jakiś sens, czy może stanowią zapomniany element jakiejś skomplikowanej hierarchii wojskowego przemysłu, niczym bohaterowie “Dziennika pozostawionego w wannie” Lema. Szybko jednak porzucali te myśli i od niechcenia wracali do wytwarzania kolejnych elementów.

Powyższy opis to element literackiej fikcji jednej z książek, którą miałem ostatnio okazję czytać. Zdradzę, że pracownicy fabryk nie wiedzieli, że konstruują ściśle tajną broń. Dlaczego Wam o tym opowiadam? Bo historia ta w interesujący (oczywiście przerysowany) sposób wskazuje na jeden z elementów, którego brak powoduje szereg negatywnych konsekwencji jeżeli chodzi o transparentność działań. Transparentność rozumiana jako otwarta komunikacja zespołu oraz jawne procesy decyzyjne i realizatorskie projektu.

Transparentność działań jest elementem, który znajduje się bardzo wysoko na liście moich priorytetów przy organizowaniu pracy zespołu, a jej wagę podkreślają takie metodyki zarządzania jak Scrum czy Kanban. Przejrzystość działań ma wpływ niemal na wszystkie kluczowe elementy realizacji produktu – począwszy od motywacji członków zespołu, po jakość wytwarzanych elementów projektu. Przyjrzyjmy się bliżej, co możemy ulepszyć wprowadzając większą transparentność działań w zespole realizatorów.

1. Motywacja
Motywowanie zespołu do efektywnego działania to jeden z najważniejszych elementów. I mowa tu o motywacji wewnętrznej, takiej, w której robimy coś, bo chcemy, a nie dlatego, że boimy się konsekwencji, jak np. brak premii czy utrata pracy. Transparentność działań pozwala wzbudzić w zespole wewnętrzną motywację płynącą z obcowaniem z projektem, sukcesami i przybliżaniem się do założonych wspólnie celów.

2. Sprawczość
Poczucie sprawczości, czyli świadomość możliwości wpływania na innych ludzi oraz ich działania (a więc np. na przebieg prac) oraz konsekwencji swoich decyzji, to coś niezwykle ważnego nie tylko w pracy, ale i w życiu w ogóle. Wiedza o tym, jaką rolę odgrywam i jakie znaczenie mają moje zadania powoduje wzrost satysfakcji z wykonywanej pracy, czyli coś, czego nie zrekompensuje nawet najlepsza pensja czy benefity.

3. Zaangażowanie
Trudno wzbudzić zaangażowanie w działania, gdy nie dopuszcza się członków zespołu do ważnych aspektów projektu. Pozwólmy im żywo uczestniczyć w całym projekcie i wnieść coś od siebie. Okażmy im zaufanie oraz sprawdźmy, co prócz określonego zakresu kompetencji mogą wnieść do realizacji. W innym wypadku tracimy olbrzymi potencjał drzemiący w zespole projektowym. „Z chęcią zrobiłbym coś więcej, ale nie wiem co, bo nikt mnie o niczym nie informuje” – trochę szkoda, prawda?

4. Świadomość przebiegu prac
Śledzenie postępu projektu i świadomość jego złożoności pozwala zarówno cieszyć się z wyników całego zespołu, którego element się stanowi, jak i lepiej zrozumieć wszelkiego rodzaju trudności czy sytuacje stresowe, a tym samym lepiej je znosić.

5. Komunikacja
Transparentność ról i przydziału zadań wspomaga komunikację zespołu i pomaga też w zrozumieniu tego, jaką rolę każda z osób odgrywa w procesie realizacji. Dobra komunikacja w zespole jest rzeczą kluczową, ale trudno oczekiwać że członkowie zespołu zupełnie samoczynnie zaczną się komunikować w odpowiednio wydajny sposób. Transparentność zadań polepszy nie tylko komunikację, ale i wpłynie pozytywnie na aspekt z kolejnego punktu.

6. Samoorganizacja
Tak, transparentność zadań i odpowiednia dawka swobody otwiera olbrzymie pole możliwości samoorganizacyjnych zespołu oraz daje możliwość odkrycia “ukrytych kompetencji”, czyli takich, których posiadanie nie wynika bezpośrednio z podstawowego zakresu obowiązków na danym stanowisku. Zbyt sztywny podział zadań być może zapewnia większy poziom kontroli nad przebiegiem procesów i zmniejsza ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji, ale jednocześnie zupełnie likwiduje szansę na zwiększenie wydajności i optymalizację prac.

7. Odpowiedzialność
Wszyscy działamy w jednej drużynie. Sukces zespołu jest sukcesem każdego z nas, a sukces Klienta i jego projektu jest tym, za co odpowiadamy wszyscy. Trudno jednak odpowiadać za coś, w czym uczestniczymy fragmentarycznie. Transparentność działań i możliwość przyjrzenia się celom i procesom tworzenia powoduje, że możemy czuć odpowiedzialność za całe przedsięwzięcie. Podkreślę, że łatwo tu pomylić pojęcia. Nie chodzi o rozmywanie odpowiedzialności (a więc zjawisko negatywne), a o poczucie swoistej jedności z całym zespołem projektowym i wszystkimi założonymi celami.

8. Jakość
Jeśli dokładnie wiem, co robię i po co to robię, to mogę zastanawiać się również, jak zrobić to lepiej. Znając dokładnie zadania zarówno swoje, jak i kolegów, oraz ogólny zakres prac i końcowy cel, mogę dołożyć coś od siebie i wpłynąć nie tylko na wykonanie bieżącego zadania, ale też na pracę kolegów, czy plan działania jako taki. Wiedza o całości projektu przez poszczególnych jej członków daje szansę na pojawienie się nowego poglądu na zadania i ich realizację (a więc również na wychwycenie błędnych założeń!), którą w inny sposób leżałaby w gestii ograniczonej liczby osób. A przecież co dwie głowy to nie jedna – ta maksyma sprawdza się i tutaj.

9. Lepsza atmosfera pracy
W pracy spędzamy zazwyczaj minimum połowę dnia. Dlatego ważnym jest, by czuć się w niej dobrze i odczuwać zadowolenie ze wspólnego działania. Trudno jednak o komfortowe warunki do nawiązywania pozytywnych relacji, gdy w zespole niewiele wiadomo o rolach, obowiązkach, celach i decyzjach. Niweluje to też wszelkie potencjalne konflikty, które mogą się pojawić przez niedomówienia czy plotki. Gdy nie wiadomo, kto się czym zajmuje łatwo o “zakulisowe” rozważania, kto pracuje więcej, lepiej itp., a to może prowadzić do nieprzyjemnych sytuacji.

Czy warto więc postawić na transparentność i wprowadzić jej jak najwięcej? Ja zawsze doradzam możliwie największą przejrzystość w realizacji projektów, jak i w całej firmie. Można relatywnie niewielką zmianą przyzwyczajeń i procesów wprowadzić zupełnie nową jakość pracy. Na koniec zapraszam do podsumowania całości zagadnienia w formie krótkiej listy.

Większa transparentność to:

• Zmotywowany i wydajniejszy zespół
• Wyższa jakość realizacji
• Lepsza antycypacja błędów
• Efektywna komunikacja
• Zadowolenie z pracy
• Łatwiejsze zarządzanie
• Wyższa świadomość projektu

Zaufaj naszym specjalistom ds. pozycjonowania stron internetowych i zwiększ ruch na swojej stronie! Działamy skutecznie, dostosowując strategię do unikalnych potrzeb Twojego biznesu.